5分でわかる!伝え方のコツ

学生の頃は、人と話すことが得意だったのに、
社会人になってから自分のやりたいことが相手に伝わらない。。。

伝え方が下手だ。。。

と、悩んでいませんか?

どうやったら相手に伝わるの?
相手に伝わるコツってないの?

って、思っていませんか?
相手に伝えるためには、話す前に3つのやるべきことがあります。

①自分の頭を整理する。

まずは現状を整理し、どうなりたいかを考えましょう。

“誰に” “何を伝えて” “最終的に何をしてもらいたいか(どうしたいか)”をまず整理しましょう。

例えば、上司に企画を提案して承認をもらい、企画を前に進める。

②相手に伝えるための準備(相手を知る)をする。

・相手は、どういう役職・立場なのか?
・相手は、何に興味があるのか?
・相手は、あなたの役割をどれくらい理解しているのか?
・相手は、あなたの企画をどのくらい理解しているのか?
・相手は、何に対してネガティブか?

例えば、
・私の直属のマネージャー。
・投資対効果、コスト削減など予算について興味があり細かい。
・私の役割、業務内容を理解している。
・初めて上司に企画の話をするので全く企画のことを知らない。
・相手は、数字やデータで語らないと納得しない。

など、
相手のことを理解、把握し何を伝えることが必要か準備しましょう。(相手の立場や興味、相手と自分の関係性などから考える)

③伝え方を考える。

今回のケースは、企画を自分以外知らない人に対して話す場合。
いきなり、1から話すのではなく、結論(依頼、相談、報告)を先に話してください。(知っている人であれば◯◯の件ですがと前置きして話す)

今回なら事前にアポイントを取り、打ち合わせの場で「今回の打ち合わせは○○企画の計画・予算執行の承認をお願いします。」と話します。

なぜ結論が先かというと、相手はあなたの話をどういう気持ちで話を聞けばいいのかわからないので、内容が頭に入ってきません。そのため、先に結論を話して、この打ち合わせは承認をもらう場ですよと相手に認識させます。

そして、企画の具体的な話ですが、今回の企画の説明を相手の立場に立って話すことが一番大切です。

今回は初めて話すので、いきなりやりたいことや詳細から入ってしまうと相手はわかりません。相手に前提条件や課題、この企画をやるきっかけなど概要を説明してから具体的な詳細を話しましょう。

また、相手が知りたい情報、興味がある情報を話しましょう。相手が知りたい情報、興味が情報を話すことでこの企画の承認を得やすいでしょう。(この企画の投資対効果は○○○です。など)

相手が知りたい情報を話さないと必ず突っ込まれます。そのため、しっかり事前準備の段階で何に興味があるのかを把握しましょう。

まとめ

相手に伝えるということは、
①自分の頭を整理する。
自分が整理できていないのに相手にわかってくださいというのは無理です。

②伝える相手を理解する。
いきなり話すのではなく、相手の知りたいことや相手の興味関心事ことを一旦考えてください。

③伝え方を考える。
整理した内容を相手にそのまま伝えるのではなく、結論を先に話してから説明を話してください。

終わりに

伝え方は、いきなり上手くなることはありません。何回もトライ&エラーを繰り返し、この言い方は悪かったなど自己分析をすることが大切です。また、上司や先輩の話し方を聞き、良いところは盗み、また自分だったらこう話すなどを考えましょう。

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